Optymalizacja wydatków może być skutecznym sposobem na ustabilizowanie finansów firmy, a dzięki temu zwiększenie się jej konkurencyjności na rynku. Koszty należy redukować w wielu różnych obszarach, poczynając od opłat za czynsz i media, a kończąc na wdrażaniu racjonalnych rozwiązań w infrastrukturze IT. Oto trzy przykłady dziedzin, w których warto szukać oszczędności.
1. Energia elektryczna
Wydatki na energię elektryczną mogą być znaczącą pozycją w budżecie przedsiębiorstw. Okazuje się, że małe firmy płacą za prąd bardzo dużo – nawet o 70% więcej niż wielkie korporacje. Nic dziwnego, że mali i średni przedsiębiorcy szukają w tym obszarze możliwości ograniczenia ponoszonych przez siebie kosztów. Jednym z rozwiązań jest zmiana sprzedawcy prądu. W wielu przypadkach powodem korzystania z oferty dotychczasowego dostawcy są nie tyle korzyści ekonomiczne czy biznesowe, ile po prostu przyzwyczajenie. Problem ten dostrzega już coraz więcej osób prowadzących działalność gospodarczą, co pokazują dane Urzędu Regulacji Energetyki. Według najnowszego raportu tej instytucji, od stycznia 2007 r. do sierpnia 2016 r. sprzedawcę zmieniło 171 625 firm. Konkurencja wpływa na obniżenie cen prawie w każdej branży, energetyka nie jest tu wyjątkiem, a to właśnie cena stanowi czynnik decydujący o wyborze sprzedawcy. Jednak przedsiębiorca poszukujący nowego dostawcy powinien również zwrócić uwagę na inne kwestie, na przykład na gwarancję niezmiennej stawki za prąd przez cały okres trwania umowy.
Kolejnym rozwiązaniem, które może pomóc w zoptymalizowaniu wydatków na energię elektryczną, jest identyfikacja urządzeń zużywających najwięcej prądu i wymiana ich na modele o wyższej klasie energetycznej. Warto także wpłynąć na przyzwyczajenia pracowników i wyrobić u nich nawyk racjonalnego użytkowania energii (na przykład gaszenia światła w pustych pomieszczeniach). Dobrym pomysłem będzie zamontowanie czujników ruchu do włączania oświetlenia.
2. Koszty drukowania
Aż 52% polskich firm nie monitoruje kosztów wydruku, choć rocznie zadrukowują one 68 mld kartek, z czego marnuje się 8,2% wydruków. Tymczasem w tym obszarze można poszukać oszczędności – bez obniżania jakości pracy czy stwarzania utrudnień w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Najpierw powinno się wykonać rzetelny audyt tego, co jest drukowane. Trzeba odpowiedzieć sobie na pytania dotyczące ilości wykonywanych wydruków i efektywności eksploatacji urządzeń drukujących, a także wziąć pod uwagę wszystkie inne aspekty związane z drukowaniem. Niekiedy potrzebna jest wymieniana starszych drukarek na modele nowe, lepiej dostosowane do potrzeb konkretnego zakładu. Często opłaca się również ujednolicić park urządzeń drukujących, ponieważ wtedy można taniej kupować materiały eksploatacyjne dla większej ilości drukarek. Bardzo istotna przy optymalizacji kosztów wydruku jest też kwestia tonerów i tuszów.
– Badania renomowanych laboratoriów, m.in. Buyers Laboratory czy SpencerLab, pokazują, że używanie oryginalnych materiałów eksploatacyjnych jest korzystniejsze dla przedsiębiorców. Oryginalne materiały nie tylko gwarantują lepszą jakość wydruku i są bezpieczniejsze dla urządzeń, ale przede wszystkim charakteryzują się większą i gwarantowaną przez HP wydajnością zgodną z normami ISO/IEC – zauważa Grzegorz Konik z firmy HP. – Co nie zawsze dotyczy materiałów, które nie są produkowane przez HP. Nie wszyscy producenci tonerów stosują obiektywne normy ISO wyznaczające standardy wydajności stron – stąd dokonanie wiarygodnego porównania w tej dziedzinie jest niemożliwe. Np. badania SpencerLab wykazały, że wśród użytkowników oryginalnych tonerów HP LaserJet w 95% przypadków wydruki stron były dobre, podczas gdy średnio 43% zbadanych stron, wydrukowanych przy użyciu zamienników częściowo lub całkowicie nie nadawało się do użytku. To oznacza mniej nerwów i mniej powtórnych wydruków, jeśli skorzystamy z oryginalnych tonerów HP LaserJet. Aby zabezpieczyć firmy przed podróbkami i tym samym większymi kosztami drukowania, nasza firma wprowadziła możliwość weryfikacji kupowanych tuszów – podkreśla.
To jednak nie wszystko, co można zrobić w celu ograniczenia kosztów drukowania. Kluczowe w tej kwestii okazują się przyzwyczajenia samych pracowników. Warto ich przekonać, żeby drukowali materiały tylko wtedy, kiedy jest to rzeczywiście konieczne i używali do tego wydruków dwustronnych. To pozwoli na zredukowanie wydatków na papier, a przy okazji ułatwi przechowywanie dokumentów, ponieważ będzie ich po prostu mniej.
3. Wydatki na IT
Trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie nowoczesnej firmy bez komputerów i urządzeń mobilnych. Utrzymanie własnej infrastruktury IT jest jednak kosztowne i wymaga zatrudnienia odpowiednich specjalistów. Można ograniczyć koszty generowane przez dział IT, korzystając z usług chmurowych. Obecnie 35% polskich przedsiębiorstw stanowią użytkownicy cloud computingu. Usługi chmurowe ułatwiają dostęp do nowoczesnego oprogramowania i nowatorskich rozwiązań, bez konieczności kupowania kosztownych licencji. Stwarzają także możliwość korzystania z zasobów, jakie są realnie potrzebne w działalności biznesowej. Firmy, które zdecydują się na takie rozwiązanie, mogą zredukować swoje wydatki na IT nawet o 77%, a przy tym o 99% szybciej wdrażają nowe aplikacje i usługi, co przekłada się często na wzrost ich przychodów o 10,4%.
Racjonalna i rzetelna optymalizacja kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa może przełożyć się na osiągnięcie większej stabilności finansowej przez firmę i zwiększenie jej konkurencyjności na rynku. Jednak podjęte przez nas działania nie mogą być jednorazowe. Warto stale monitorować wydatki i identyfikować obszary, które generują największe koszty, a potem wdrażać w tych dziedzinach sprawdzone pomysły na oszczędzanie.
